Newsletter erstellen: Anleitung und passende Tools

Einen Newsletter erstellen Sie am einfachsten mit einem Newsletter-Tool: Konto anlegen, Absenderdomain bestätigen, Anmeldeformular mit Double-Opt-In auf die Website setzen, Vorlage anpassen, Text schreiben, Testmail schicken, versenden. Für die ersten 250 Kontakte geht das bei mehreren Anbietern kostenlos. Die sieben Schritte im Einzelnen:

Schritt 1: Ziel und Rhythmus festlegen

Bevor Sie ein Tool anlegen, beantworten Sie zwei Fragen. Wofür ist der Newsletter da: Kunden über Angebote informieren, Termine ankündigen, Fachwissen teilen? Und wie oft schaffen Sie es realistisch, etwas Lesenswertes zu schreiben? Ein monatlicher Newsletter, der regelmäßig kommt, ist mehr wert als ein wöchentlicher, der nach drei Ausgaben einschläft.

Der Rhythmus entscheidet auch über die Kosten. Bei Tools, die nach E-Mails abrechnen wie Brevo oder Mailjet, zahlen Sie für jede Ausgabe. Bei Tools, die nach Kontakten abrechnen, ist der Rhythmus egal.

Schritt 2: Das passende Tool wählen

Für die meisten Selbständigen und kleinen Firmen reicht ein einfaches Tool mit Vorlagen, Anmeldeformular und ein, zwei Automationen. Unsere Empfehlungen nach Situation (Stand: 06.11.2026):

• Kostenlos starten, bis 250 Kontakte: MailerLite, 2.500 E-Mails im Monat, Hosting in der EU.
• Server in Deutschland, deutscher Support: rapidmail, ab 15 € im Monat bis 500 Kontakte, bei 1.000 Kontakten 20 € im Tarif Essential.
• Online-Shop auf Shopify: Shopify Email, 10.000 E-Mails im Monat im Shopify-Abo enthalten.
• Große Liste, seltene Mailings: Brevo oder Mailjet, die nach E-Mail-Menge abrechnen.

Alle Tools mit Preisen je Kontaktzahl finden Sie im Newsletter-Tool-Vergleich, die Gratis-Tarife unter Newsletter kostenlos verschicken.

Schritt 3: Absender einrichten

Verschicken Sie von einer Adresse Ihrer eigenen Domain, etwa news@ihrefirma.de, nicht von einer Freemail-Adresse. Das Tool zeigt Ihnen DNS-Einträge für SPF und DKIM, die Sie bei Ihrem Domain-Anbieter hinterlegen. Google verlangt laut seinen Richtlinien für E-Mail-Absender, dass Absender ihre Mails authentifizieren; wer mehr als 5.000 Nachrichten am Tag an Gmail-Konten schickt, braucht zusätzlich DMARC. Ohne diese Einträge landen Newsletter eher im Spam. Die Anleitung dazu: SPF, DKIM und DMARC einrichten.

Schließen Sie bei der Gelegenheit gleich den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter ab. Bei rapidmail und CleverReach geht das im Konto, bei Brevo und MailerLite ist er Teil der Nutzungsbedingungen.

Schritt 4: Anmeldeformular mit Double-Opt-In

Das Tool erzeugt ein Formular, das Sie auf Ihrer Website einbinden. Wichtig sind drei Dinge:

1. Double-Opt-In einschalten. Nach der Anmeldung bekommt die Person eine Mail mit Bestätigungslink. Erst nach dem Klick steht sie auf Ihrer Liste. So stellen Sie sicher, dass niemand eine fremde Adresse einträgt, und Sie können die Einwilligung nachweisen.
2. Nur die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld. Vorname ist für die Anrede praktisch, sollte aber freiwillig sein.
3. Klar sagen, was kommt. Worum geht es, wie oft, und ein Hinweis auf die Datenschutzerklärung und die Abmeldemöglichkeit.

Warum das rechtlich nötig ist, erklärt der Ratgeber Newsletter rechtssicher verschicken.

Schritt 5: Vorlage anpassen

Newsletter-Tools bringen in der Regel einen Editor mit, in dem Sie Bausteine wie Text, Bild und Button anordnen. Setzen Sie einmal eine Vorlage mit Logo, Ihren Farben und der Fußzeile auf und verwenden Sie sie für jede Ausgabe.

In die Fußzeile gehören die Pflichtangaben Ihres Impressums und ein Abmeldelink. Halten Sie das Layout schlicht: eine Spalte, gut lesbare Schrift, Bilder nur, wo sie etwas zeigen. Viele Leser öffnen Newsletter auf dem Handy, und viele Mailprogramme laden Bilder erst auf Klick.

Schritt 6: Inhalt schreiben

Was in einen guten Newsletter gehört:

• Ein Betreff, der sagt, was drinsteht. „Neue Kurse ab März“ verrät mehr als „Unser Newsletter Nr. 12“.
• Ein Hauptthema pro Ausgabe, darunter zwei, drei kürzere Meldungen.
• Ein klarer nächster Schritt: Termin buchen, Artikel lesen, Angebot ansehen.
• Ihr Name als Absender, zum Beispiel „Anna Weber von Firma X“. Das wirkt persönlicher als ein reiner Firmenname.

Was nicht hineingehört: Texte, die Sie genauso gut auf Ihrer Website hätten lassen können, ohne Anlass und ohne Bezug zum Leser.

Schritt 7: Testen, versenden, auswerten

Schicken Sie vor jedem Versand eine Testmail an sich selbst, am besten an eine Gmail- und eine Outlook-Adresse, und öffnen Sie sie am Handy. Prüfen Sie Links, Abmeldelink und die Fußzeile. Dann versenden.

Nach ein paar Tagen sehen Sie im Tool, wie viele geöffnet und geklickt haben. Öffnungsraten sind ungenau, weil manche Mailprogramme Bilder automatisch laden oder blockieren. Klicks und Abmeldungen sind verlässlicher. Welche Werte normal sind, steht unter Newsletter-Öffnungsrate. Wenn nach einer Ausgabe viele abspringen, war das Thema oder der Zeitpunkt falsch.

Was kostet ein eigener Newsletter?

Bis 250 Kontakte nichts, wenn Ihnen ein Gratis-Tarif reicht. Bei 1.000 Kontakten mit Automationen zahlen Sie zum Beispiel 17 € bei MailerLite Comfort, 20 € bei rapidmail Essential oder 29 € bei Brevo Standard im Monat (Stand: 06.11.2026). Ihre eigene Arbeitszeit für das Schreiben ist meist der größere Posten. Den Vergleich für Ihre Listengröße zeigt der Preisrechner.

Kann ich einen Newsletter mit Outlook verschicken?

Technisch ja, etwa mit allen Adressen in BCC oder als Serienbrief über Word. Für einen geschäftlichen Newsletter raten wir davon ab. Es fehlen die Anmeldung mit Double-Opt-In, ein automatischer Abmeldelink und eine Liste, die Abmeldungen zuverlässig berücksichtigt. Viele Mail-Provider begrenzen außerdem, an wie viele Empfänger Sie pro Tag schreiben dürfen. Und wer aus Versehen ins Feld „An“ statt „BCC“ schreibt, legt alle Adressen offen, was datenschutzrechtlich ein Problem ist.

Für eine Rundmail an zehn Vereinsmitglieder, die sich kennen, mag Outlook reichen. Sobald Sie werben oder an Kunden schreiben, lohnt ein Newsletter-Tool, und für kleine Listen kostet das nichts: MailerLite erlaubt 250 Abonnenten gratis, Mailjet 1.000 Kontakte mit 200 E-Mails am Tag.